Como confirmar as consultas via Whatsapp?

A confirmação de consultas via WhatsApp, disponível no Prontuário Verde, é um recurso que permite enviar mensagens de confirmação de presença às consultas de forma automática para os pacientes agendados. Esta funcionalidade se divide em dois momentos:

1. MENSAGEM DE CONFIRMAÇÃO: O envio de uma mensagem solicitando ao paciente que confirme sua consulta, normalmente enviada no dia anterior ou alguns dias antes da consulta.
2. LEMBRETE DE CONSULTA: É uma mensagem de reforço com o objetivo de lembrar o paciente da consulta, sem solicitar confirmação de presença. Normalmente é disparada pela manhã no próprio dia da consulta.

✅ Recurso disponível para clientes que contrataram algum pacote de mensagens de WhatsApp (QRCode ou API Oficial).

Como este recurso funciona? É possível configurar uma mensagem e o tempo de antecedência para que o paciente receba uma mensagem via WhatsApp confirmando sua presença em uma consulta previamente agendada. Após receber a mensagem, o paciente responde e uma das ações abaixo serão tomadas:

• Caso responda “SIM”: O Prontuário Verde irá confirmar a presença do paciente, e neste caso, a situação na agenda passará de AGENDADO para CONFIRMADO de forma automática.
• Caso responda “NÃO”: Nesta caso a consulta terá sua situação alterada de AGENDADO para CANCELADA PELO PACIENTE de forma automática.
• Caso o paciente responda algo diferente da palavra “SIM” ou “NÃO”, o que acontece? O Prontuário Verde procura algumas variações afirmativas da palavra “SIM” e negativas da palavra “NÃO” e as mesmas também serão aceitas e tratadas como respostas positivas ou negativas melhorando o resultado. Caso não seja possível vincular a resposta do paciente a uma afirmação ou negação, na barra superior do sistema, ao lado direito, sobre o símbolo do WhatsApp será exibida uma notificação na cor verde mostrando que existe um diálogo pendente de resposta e, clicando sobre este ícone você poderá conversar com o paciente e confirmar ou não a consulta conforme cada caso específico, conforme pode ser visto na imagem abaixo:

IMPORTANTE: Caso o paciente demore demasiadamente e responda a confirmação de consulta após o horário do agendamento, independente da resposta ser um “SIM” ou um “NÃO” o agendamento não terá sua situação modificada e o paciente receberá uma mensagem de retorno informando que a confirmação ou o cancelamento não foram efetuados e orientando que ele faça contato diretamente com um atendente da clínica.

NOTA: Caso você esteja utilizando o recurso de API Oficial do Whatsapp ao invés de responder a palavra “SIM” a resposta será disponibilizada como botões facilitando a resposta.

DICA EXTRA: Em qualquer local do Prontuário Verde onde o nome do paciente apareça e esteja sendo exibido um ícone de mensagem (como na imagem abaixo ao lado do número de telefone) piscando e preenchido simboliza que existe alguma conversa pendente com este paciente como pode ser visto na imagem abaixo:

Para ativar a confirmação de consultas via WhatsApp para sua clínica ou consultório siga estas simples etapas abaixo:

1. Acesse a opção “Configurações / Agenda / Confirmações de Consultas“.
2. Habilite a opção “Confirmar automaticamente consultas via Whatsapp?“
3. Confirme se deseja que o paciente receba uma mensagem após confirmar a consulta solicitando que preencha um questionário de anamnese e também atualize seus dados cadastrais e foto através da opção “Solicitar preenchimento da anamnese pelo paciente após confirmar consulta?“, e, em caso de resposta afirmativa estabeleça em qual periodicidade deseja solicitar novamente anamnese e atualização cadastral.
4. Informe o texto da mensagem que o paciente irá receber no WhatsApp no campo “Mensagem que o paciente irá receber“. DICA: Você pode usar variáveis como o endereço ou telefone da unidade clicando sobre o campo “Adicionar Variáveis“. Preste também atenção que antes do texto configurado por você o paciente receberá o seguinte texto que não pode ser modificado: “NOME DA CLÍNICA: SR(A) NOME DO PACIENTE responda SIM para confirmar seu agendamento c/ DR(A) NOME DO PROFISSIONAL, dia DD/MM/AAAAA às HH:MI.”. Na impossibilidade de comparecer responsa NÃO para cancelar.
5. Informe com quantos dias de antecedência deseja enviar a mensagem no campo “Enviar a mensagem quantos dias antes”. Além disso, informe se o período desejado considera apenas dias úteis ou não.
6. Informe a mensagem de retorno que o paciente receberá caso responda “SIM” a mensagem de confirmação da consulta. ATENÇÃO: Antes do texto configurado por você o paciente receberá o seguinte texto que não pode ser modificado: “NOME DA CLÍNICA: NOME DO PACIENTE, agendamento CONFIRMADA com sucesso”.
7. Configure também se deseja que o paciente receba uma mensagem de lembrete no dia da consulta reforçando sua presença a consulta habilitando a opção “Enviar mensagem de lembrete de consulta?” e defina uma mensagem complementar na caixa de texto disponível como “Aguardamos você” por exemplo. Esta mensagem será enviada no dia da consulta no período da manhã.
8. Clique em “Salvar” e pronto suas consultas começarão a ser confirmadas automaticamente.

Exemplo de mensagem que o paciente irá receber para confirmar ou cancelar sua consulta:

IMPORTANTE: Caso tenha contratado um serviço de Whatsapp QRCode o número de telefone do Whatsapp a ser utilizado será o número de telefone da sua clínica. Porém, caso o serviço contratado seja o Whatsapp API Oficial um número de telefone do Prontuário Verde será utilizado para o disparo das mensagens, não sendo possível utilizar o número existente de sua clínica ou consultório. De qualquer modo, é possível configurar uma mensagem automática para que o paciente seja reconduzido ao número de telefone da clínica quando responder uma mensagem que não trate diretamente de uma resposta a uma confirmação de consulta. Confuso? Vamos a um exemplo prático: Digamos que o paciente confirmou automaticamente a consulta através da mensagem recebida de confirmação de consulta do WhatsApp pelo número do Prontuário Verde e, dois meses depois, ele envia uma mensagem para este número com o texto: “Oi, eu gostaria de marcar uma consulta”. Neste caso,  você pode configurar para que o Prontuário Verde responda automaticamente para este paciente com o seguinte texto: “Não responderemos por este canal. Por favor, enviar mensagem via Whatsapp para (XX)XXXXXXXXX ou ligue no (XX)XXXXXXX. Obrigado”. Para fazer isso leia o artigo: Configurar recusa de mensagens de WhatsApp

política DE disparo dAS mensagens de confirmação E LEMBRETE de consultas

Fique atento as regras de disparo de mensagens para uma melhor compreensão do momento no qual os seus pacientes irão receber estas mensagens:

Confirmações de Consulta

• A mensagem de confirmação de consulta será enviada ao paciente a partir das 8h da manhã exclusivamente para agendamentos na situação “AGENDADO” e de acordo com a antecedência definida no campo “Enviar a mensagem quantos dias antes“. Por exemplo, se você configurou para enviar a mensagem com 2 dias de antecedência, pacientes com consulta marcada para quinta-feira receberão a mensagem de confirmação na terça-feira anterior, às 8h da manhã. Consultas marcadas com antecedência menor (por exemplo um dia antes) receberão a mensagem de confirmação mesmo não atendendo a regra de antecedência. Considerando o exemplo anterior, uma consulta agendada na quarta-feira para a quinta-feira receberia a mensagem de confirmação na própria quarta-feira imediatamente após a efetivação do agendamento.
• Exceto nas seguintes situações:
  • REGRA DE EXCEÇÃO “DO MESMO DIA”: Evitando consumo desnecessário de créditos de mensagens consultas agendadas para o próprio dia não receberão mensagens de confirmação de consultas. Por exemplo: Você agendou no período da manhã uma consulta para o mesmo dia a tarde para determinado paciente. Este paciente não receberá a mensagem de confirmação.
  • REGRA DE EXCEÇÃO “UMA MENSAGEM POR DIA”: Em respeito a privacidade do paciente e a LGPD, o Prontuário Verde evita o disparo de diversas mensagens para mesmo o paciente em curtos espaços de tempo. Desta forma, após uma mensagem de confirmação ter sido disparada, o paciente receberá uma nova mensagem apenas nos casos em que a data da consulta for alterada, alterações apenas de horário mantendo-se a mesma data da consulta não irão disparar uma nova mensagem.

Lembretes de Consulta

• A mensagem de lembrete à consulta será enviada às 8h da manhã do dia da consulta ou 1h antes da ocorrência da consulta prevalecendo o que ocorrer mais cedo exclusivamente para agendamentos na situação “AGENDADO” ou “CONFIRMADO”. Por exemplo:
  • Pacientes com consulta às 7h da manhã receberá o lembrete às 6h.
  • Pacientes com consulta às 8h da manhã receberá o lembrete às 7h.
  • Pacientes com consulta das 9h em diante receberão a mensagem às 8h da manhã independente do horário da consulta.

Quer aprofundar seu conhecimento sobre como usar o WhatsApp no Prontuário Verde? Assista aos nossos vídeos para ver exemplos práticos e dicas detalhadas sobre como realizar essa ação de forma eficaz!

O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR Nesse VÍDEO?

• Como funciona na prática?
• Contratando e ativando o WhatsApp

O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR Nesse VÍDEO?

• Personalizando seus horários de atendimento
• Como visualizar minha agenda no calendário do iPhone ou Android
• Confirmando consultas e preenchendo a anamnese online
• Personalizando os campos obrigatórios no cadastro do paciente
• Agendando teleconsultas