Emissão de Notas Fiscais

O processo de emitir notas fiscais pode ser bastante complexo, mas não precisa ser uma dor de cabeça para sua clínica! Se você é dono de uma clínica odontológica, médica ou de estética, sabe a importância de um sistema que simplifique a rotina.

É aí que entra a funcionalidade de emissão de Notas Fiscais do Prontuário Verde. Pensada para otimizar o seu tempo e evitar erros, essa ferramenta permite gerar documentos fiscais de forma rápida e segura, diretamente do seu sistema de gestão.

⚙️ como configurar o sistema para emitir notas

Antes de gerar sua primeira nota fiscal eletrônica (NFS-e), é preciso configurar o sistema com seus dados fiscais e certificado digital.

📝 Preencher as Informações Fiscais

Acesse as configurações do sistema e preencha as informações detalhadas sobre sua responsabilidade fiscal, incluindo:

Informações de Recebimento: Preencha os dados do responsável fiscal.
- Nome do Responsável Fiscal. Para pessoa física informe o nome da pessoa e para pessoa jurídica o nome da empresa. DICA: Este nome irá constar no recibo do cliente, CNPJ . Esta é a seção que define quem é o prestador do serviço.
- Informe o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da empresa.
- Habilitar a opção Ativar este responsável fiscal para habilitar o responsável fiscal.
- Desabilitar a opção Emitir Recibo ao invés de Nota Fiscal.
Recebimentos Permitidos: Habilite os tipos de recebimentos que esse responsável técnico possuirá.
- Permite recebimentos em dinheiro: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores em espécie. Quando registrado pagamentos em dinheiro para esse Responsável Fiscal a tela DINHEIRO será exibida.
- Permite recebimentos em cheque: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores em cheque. Quando registrado pagamentos em Cheque para esse Responsável Fiscal a tela CHEQUE será exibida.
- Permite recebimentos por transferência: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores através de depósito em conta bancária (transferência).
- Permite recebimentos por PIX: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores através de PIX.
- Permite recebimentos por Vale Presente: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores através de Vale-Presente.
- Permite recebimentos por Vale Presente: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores através de Vale-Presente.
- Permite recebimentos por Cashback: Ao marcar SIM indica que esse Responsável Fiscal permite o aceite de valores através de Vale-Presente.

Dados para Emissão de Nota Fiscal: Aqui, você irá preencher os dados completos da sua empresa.
- Regime Tributário: Regime tributário trata-se do conjunto de regras fiscais que determinam o modo que é feito a arrecadação de impostos de uma empresa.
- Regime especial de tributação: Um Regime Especial pode ser concedido, a critério do fisco, com o objetivo de facilitar ao contribuinte o cumprimento das obrigações fiscais
- Inscrição Municipal: A Inscrição Municipal é o documento que identifica o contribuinte no Cadastro Tributário Municipal e refere-se ao Imposto sobre Prestação de Serviço (ISS).
- Natureza da Operação: A Natureza da Operação, também chamada de NOP, é um item da nota fiscal que identifica e descreve a operação desse documento fiscal. Em resumo, esse campo informa o que será feito com o produto ou serviço prestado.
  1. Tributação no município;
  2. Tributação fora do município;
  3. Isenção;
  4. Imune;
  5. Exigibilidade suspensa por decisão judicial;
  6. Exigibilidade suspensa por procedimento administrativo.
- Código Tributário Municipal: O código tributário municipal é o documento que define quais são os tributos que as cidades têm o dever de recolher.
- Código de Serviço: Código de Serviço é a numeração que define o tipo de serviço prestado por uma empresa. Com base nesse código é que se determina quais percentuais de impostos serão cobrados nas notas fiscais.
- Código CNAE: A sigla CNAE significa Classificação Nacional das Atividades Econômicas. É o instrumento de padronização nacional por meio dos códigos de atividade econômica e dos critérios de enquadramento utilizados pelos diversos órgãos da Administração Tributária do país.
- Código Município IBGE: A sigla CNAE significa Classificação Nacional das Atividades Econômicas. É o instrumento de padronização nacional por meio dos códigos de atividade econômica e dos critérios de enquadramento utilizados pelos diversos órgãos da Administração Tributária do país.
- Alíquota (%): Informe o percentual de imposto pago para cada recebimento deste Responsável Fiscal.

Certifique-se de que todas as informações estão corretas para evitar erros na emissão.

Série e Número da próxima RPS: Para informar ou alterar a Série e Número da próxima RPS.

📜 Adicionar o Certificado Digital (e-CNPJ)

Os certificados digitais podem ser emitidos pelos cartórios virtuais.

Incentivador Cultural: Selecione a situação. ATIVO para Incentivador Cultural em utilização ou INATIVO para Incentivador Cultural fora de uso.
Aderente a Lei Salão-Parceiro (Lei 13.352/2016): A Lei nº 13.352/2016, conhecida como Lei do Salão-Parceiro, tem como principal objetivo regularizar uma prática frequente nos salões de beleza: a contratação de profissionais como cabeleireiros, esteticistas, barbeiros, depiladores, maquiadores, manicures, entre outros, sob o regime de trabalhadores autônomos. O maior benefício desta lei é propor avanços na relação contratual. Cada profissional de beleza poderá continuar atuando para receber uma comissão de acordo com os valores de mercado. Em contrapartida, o dono do salão tem a segurança na questão tributária e trabalhista.
Certificado digital (e-cnpj): O Prontuário Verde necessita obrigatoriamente de um certificado do tipo A1.
Senha Certificado Digital: Informe a senha do certificado digital para configurar a emissão de nota fiscal de serviço.

Atenção: Algumas prefeituras utilizam usuário e senha ou chave de autenticação para realizar a emissão de NFSe. Se for o caso para esse município, os dados devem ser informados abaixo.

Login da Prefeitura: Login para acesso da prefeitura. Necessário para emissão de NFSe em alguns municípios que não utilizam certificado digital.
Senha da Prefeitura: Senha para acesso da prefeitura. Necessário para emissão de NFSe em alguns municípios que não utilizam certificado digital. Por motivos de segurança, este atributo não é exibido na consulta após ser salvo.
Chave de autenticação: Login para acesso da prefeitura. Necessário para emissão de NFSe em alguns municípios que não utilizam certificado digital.

🛍️ Contratar Pacote de Notas Fiscais

O Prontuário Verde utiliza um sistema de pacotes de notas fiscais.

Clique no ícone da Loja (geralmente no menu principal).
Escolha e contrate o pacote de notas fiscais que melhor atenda às suas necessidades.
Após a contratação, você terá um saldo de notas disponível para emissão.

⚡ Como gerar a nota fiscal eletrônica

Você pode gerar uma nota fiscal de duas maneiras: diretamente de um pagamento já registrado ou de forma avulsa.

💰 Emissão a partir de um Pagamento no Prontuário

Esta é a forma mais prática de gerar uma nota fiscal para um serviço já prestado.

Acesse o prontuário do paciente.
Na tabela de pagamentos, localize o pagamento para o qual você deseja emitir a nota.
Clique no botão de Nota Fiscal ao lado direito do pagamento. O sistema irá pré-preencher o formulário com os dados do paciente e do pagamento, como valor e data.

📝 Emissão de Nota Fiscal Avulsa

Para gerar uma nota fiscal sem vinculação a um pagamento específico do prontuário:

No prontuário do paciente, clique no botão Gerar Nota Fiscal Avulsa.

Preencha os campos do formulário:Nome Completo do Cliente/Paciente: O sistema deve sugerir automaticamente.
- Responsável Fiscal: Caso possua mais de um responsável fiscal, insira o valor do serviço prestado.
- Valor da Nota: Insira o valor do serviço prestado.
- Descrição do Serviço: Descreva o serviço de forma clara (por exemplo, “Sessão de psicoterapia”).
- Emitir Nota Para: Selecione para quem será emitida a nota fiscal, entre as opções Paciente, Responsável, Outro.
- Confirme os dados e clique em Gerar Nota Fiscal.

🔎 localizar as notas fiscais no sistema

Após a emissão, você pode consultar o histórico de todas as notas fiscais geradas.

No menu principal, vá em Relatórios.
Selecione a opção Notas Fiscais Emitidas.
Nessa tela, você terá uma visão geral de todas as notas, incluindo a sua situação (emitida, cancelada, etc.), o valor, a data e o paciente, unidade que foi emitida.
Você pode usar os filtros para buscar por data, nome ou status para encontrar notas específicas.

🆘 Dificuldades em emitir nota fiscal

Se você está com dificuldades para emitir uma nota fiscal ou está recebendo uma mensagem de erro, verifique os seguintes pontos:

Dados Incompletos ou Incorretos: O erro mais comum é a falta de um dado na configuração inicial. Retorne ao menu Configurações e revise se todas as informações fiscais, como CNPJ, Inscrição Municipal e Razão Social, foram preenchidas corretamente.
Certificado Digital Inválido: Verifique se o seu certificado digital (e-CNPJ) está dentro da validade e se foi carregado corretamente no sistema. Um certificado expirado ou corrompido é uma causa frequente de falhas de emissão.
Pacote de Notas Fiscais: Confirme se você tem um pacote de notas contratado e se há um saldo disponível para uso.
Problemas com a Prefeitura: O sistema de emissão de notas fiscais depende da comunicação com o sistema da prefeitura. Em alguns casos, o problema pode estar no serviço da própria prefeitura, que pode estar temporariamente fora do ar. Tente emitir a nota novamente em alguns minutos.

❌ Exemplos de Erros

Erro de numeração RPS ou Número de série

Série da NFS-e não configurada: Você precisa verificar a sua Inscrição Municipal e se a série da nota fiscal está cadastrada no sistema da sua prefeitura. O Prontuário Verde usa essa série para gerar a numeração do Recibo Provisório de Serviço (RPS) de forma automática. Se a série não estiver cadastrada corretamente, a comunicação falha e a nota não é emitida.
Sequência do RPS/NFS-e incorreta: Se você emitiu notas fiscais por outro sistema recentemente, a numeração pode estar dessincronizada. O Prontuário Verde segue a sequência da última nota emitida no sistema da prefeitura. Se houver uma discrepância, o erro “Número RPS já utilizado” ou “Número da série já utilizado” pode aparecer.

O que fazer:

Verifique a série da sua nota: Certifique-se de que a série configurada no Prontuário Verde bate com a que foi cadastrada na prefeitura.
Ajuste o número do RPS: Se a numeração estiver incorreta, você pode ajustar o número do próximo RPS no campo “Número de série” ou “Próximo RPS” nas configurações fiscais do seu perfil.
Contate o suporte: Se o problema persistir, entre em contato com o suporte do Prontuário Verde. Forneça o print da tela de erro e a última nota emitida por outro sistema para que eles possam ajustar a sequência para você.

Erro nos dados do tomador

Dados do paciente: Acesse o cadastro do paciente e confira se o nome, CPF e endereço estão completos e escritos corretamente. Muitas prefeituras exigem que todos esses campos estejam preenchidos para validar a nota fiscal.
CPF inválido: O erro pode ocorrer se o CPF do paciente for inválido ou não corresponder ao nome fornecido. Verifique se o número foi digitado sem erros.