Percebemos no artigo anterior que sem um agendamento odontológico adequado, o cirurgião-dentista perde tempo e isso pode afetar o crescimento da clínica ou consultório odontológico. Pois, lembre-se que organizar a agenda do consultório é fator fundamental para aumentar seus rendimentos. E também para fidelizar e encantar seus pacientes. Por isso, confira 6 dicas imperdíveis para melhorar a sua agenda e aumentar os ganhos da sua clínica odontológica.
Dica 1. Sua secretária deve saber a duração das consultas
A sua secretária deve saber que cada tipo de consulta exige um tempo específico de duração. Pois, um atendimento inicial pode durar 30 minutos e já um procedimento odontológico pode levar até duas horas.
Por isso, essas informações precisam ser compartilhadas reduzindo as incertezas da recepção no momento da marcação. Ela também deverá anotar, qual procedimento será realizado e comunicar as auxiliares para que deixem os materiais reservados, assim, otimiza o tempo de atendimento.
Lembre-se: horários muito apertados geram atrasos o que não agrada o seu paciente. Horários muito espaçados geram prejuízo, o que não agrada você.
A regra de ouro chama-se equilíbrio.
Dica 2. Sim! cuide os atrasos na agenda
Os atrasos nas consultas podem comprometer toda a sua agenda. Imagine que em uma consulta de 30 minutos o paciente compareça com um atraso de 15 minutos. Lá se foi todo o planejamento certo?
Ok. Então deve aumentar o tempo de consulta? Nem sempre, pois, isso poderá reduzir sua rentabilidade ainda mais se for considerar as faltas.
Então busque saber qual a média de tempo e a frequência em que os pacientes se atrasam. Anote em uma planilha eletrônica estas informações e acompanhe isto por algumas semanas.
Após, calcule a média de atraso lembrando que médias e estatísticas são muito confiáveis. De posse desta informação avise a seu paciente que a consulta será alguns minutos mais cedo. Também calibre esse tempo por alguns dias e pronto. Os atrasos não serão mais um grande problema.
Lembre-se que em tempos de Covid-19, antes de reduzir os tempos de suas consultas, sempre observe as medidas de distanciamento indicadas e as orientações dos órgãos sanitários locais.
Porém, chame o paciente exatamente na hora que você estiver liberado para que não ocorra acúmulo de atrasos de sua parte.
Dica 3. Confirmar a consulta nunca é demais
A confirmação de consulta é uma forma eficiente de evitar que os pacientes percam o horário ou falte uma consulta agendada. Pois, uma das maiores reclamações das clínicas odontológicas é a ausência dos pacientes marcados para as consultas.
Por isso, seja o que você considera mais adequado lembrar ou confirmar nunca é demais. Estabeleça um método regular para verificar se o seu paciente estará presente na consulta e siga-o rigorosamente.
Afinal, é melhor saber com antecedência se o paciente irá comparecer ao consultório, do que ser surpreendido com agendas vazias.
Confirme ou relembre o paciente na manhã do dia anterior para que exista tempo hábil de realizar um novo agendamento nos horários não confirmados.
Atenção: tenha uma lista de espera de pacientes que desejam ser antecipados se surgir um horário na agenda. Ela será muito útil neste momento.
Dica 4. Sim. Mesmo assim eles irão faltar às consultas
Não esqueça, por mais que a agenda esteja certa, os tempos de consultas estejam combinados com a secretaria, a média de atrasos é muito clara. Ou seja, mesmo com a confirmação da presença, os pacientes ainda irão, por vezes, faltar às consultas.
Por exemplo, se você atende em média 10 pacientes por dia e acontece uma falta, você estará perdendo 10% do seu faturamento diário. Muito não é?
Para reduzir esse problema é importante ter o controle da média de faltas por dia. Lembra da planilha da média de atrasos? Então tenha lá também registrado qual a média de faltas diárias ou por turno de atendimento.
Pois, com esta informação ajuste os seus tempos de consulta, reduza em percentual um pouco abaixo da média de faltas. Os pacientes que faltarem irão compensar essa diferença de tempo parcialmente.
Exemplo prático: se 20% dos pacientes faltam em média por dia e suas consultas são de uma hora. Considerem ter consultas de 55 ou 50 minutos para compensar as faltas.
Dica 5. Livre-se da agenda em papel
Como vimos nas dicas anteriores, informação é tudo para mantermos uma agenda odontológica organizada.
Lembre-se que você precisará saber a média de faltas e de atrasos dos pacientes e também confirmar as presenças com antecedência. Além disso, precisará ter uma lista de espera de pacientes e também compartilhar tempos de atendimento com sua secretária.
Muita coisa para fazer em meio há tão pouco tempo e pessoal disponível no consultório não? Então se você fizer isso em uma agenda de papel, o trabalho poderá se tornar cansativo e você acabará deixando de fazê-lo.
Saiba Mais: Está na hora de digitalizar os papéis da sua clínica para um software odontológico
6. Faça tudo isso na agenda online
Já sabemos que todo o consultório odontológico necessita de flexibilidade para tratar com diferentes situações. Pois a tranquilidade na rotina pode ser alterada de uma hora para outra.
Portanto se a agenda não estiver organizada a situação pode piorar, ou seja para atender os pacientes ou para conciliar os agendamentos por telefone.
Então, não perca tempo, não faça a sua secretaria sofrer. Use a tecnologia a seu favor. Lembre-se que com uma agenda odontológica digital você terá muitos benefícios e facilitará a rotina da sua clínica ou consultório odontológico.
Não esqueça do Software Odontológico Digital
Pois, com um software odontológico digital, você estará dando o primeiro passo para digitalizar e otimizar todas as informações da sua clínica. Lembre-se que com tudo digitalizado é possível alterar facilmente os dados dos pacientes, assim como, gerenciar de forma muita prática a sua agenda.
Além disso, consegue gerenciar prontuários, laudos, atestados e até mesmo cuidar das finanças da sua clínica.
Então. Gostou das dicas? Aproveite e acompanhe tudo sobre gestão e administração de clínicas e consultórios odontológicos no Blog Prontuário Verde.
