Por que você realmente precisa do Prontuário Odontológico Digital?

É possível que você, que começou a ler esse texto, ainda possua na sua clínica ou consultório o bom e velho prontuário de papel. Pois, em algum espaço deve ter as fichas catalogadas em arquivos e pastas repletas de anotações com o histórico do paciente.
Embora o prontuário de papel tenha cumprido a sua função, muitos cirurgiões-dentistas entenderam que é importante otimizar a gestão da sua clínica. Por isso, não é possível parar no tempo.
Se você quer que seu consultório cresça no mercado, mas ainda não sabe o que fazer, continue a leitura e saiba porque você precisa adotar o prontuário odontológico digital.

O QUE É PRONTUÁRIO ODONTOLÓGICO DIGITAL

O prontuário odontológico digital nada mais é que a versão digitalizada do prontuário de papel. É uma ferramenta que organiza e controla de forma eficiente e segura as informações do paciente. Também evita a utilização e o arquivamento de papéis, que normalmente consomem espaço na clínica. 

Além de armazenar as informações de atendimento do paciente, você tem facilidade de acesso e compartilhamento de dados em qualquer local. Vinícius Maroni, cirurgião-dentista e CEO do Prontuário Verde, afirma que o prontuário odontológico digital oferece segurança e agiliza o trabalho do profissional de saúde. 

“É importante implantar o prontuário eletrônico odontológico do paciente por uma série de motivos. Primeiro que o papel fica velho, extravia, perde a sua coloração e o que está escrito com o tempo. Em segundo, o prontuário de papel pode ser extraviado, duplicado ou até mesmo queimado. No Prontuário odontológico digital, esses dados não serão perdidos. Portanto, é importante por oferecer segurança, economia de espaço e praticidade. Pois, a vida do profissional de saúde é corrida, então pode ganhar tempo com o prontuário eletrônico.”

Além disso, permite extrair e combinar informações, ou seja, no prontuário de papel o cirurgião-dentista apenas escreve as informações do paciente. Já o prontuário digital faz com que se consiga extrair informações tabuladas que ajuda na conduta e gestão da clínica ou consultório, assim, melhora o atendimento assistencial e a qualidade da saúde do paciente.    

É PRECISO SEGUIR ALGUMAS REGRAS

A implementação do prontuário digital ocorreu através da Resolução 1821/2007, do Conselho Federal de Medicina (CFM). Na odontologia, o prontuário eletrônico é tratado na Resolução 9112/2009, do Conselho Federal de Odontologia (CFO) e segue os padrões do CFM, como explica Vinícius Maroni. 

“O prontuário odontológico é uma versão digital do prontuário do paciente adequado as regras do Conselho Federal de Odontologia (CFO), que, na prática, segue as mesmas regras do Conselho Federal de Medicina com as adequações para a área de odontologia.”

Esta resolução aprova as normas técnicas para a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para armazenamento de prontuários. Também indica as responsabilidades do cirurgião-dentista quanto a garantia da segurança das informações dos pacientes, controle de acesso e autenticação remota com a documentação.  

Utiliza-se o prontuário digital através de um Sistema de Registro Eletrônico de Informações de Saúde (S-RES).  Esse sistema para registro, recuperação e manipulação das informações de um registro eletrônico em saúde deve seguir alguns regramentos, que são os seguintes:  

• Para eliminar o papel e usar apenas o meio eletrônico, é preciso utilizar o certificado digital, e-CPF, que serve para ele assinar digitalmente o prontuário.
• Esse prontuário tem que seguir uma ordem cronológica de eventos não podendo ser alterado.   
• Após o registro, o prontuário eletrônico não pode ser alterado. 
• O Prontuário deve ter segurança, backup e outros componentes, possíveis para a utilização do sistema digital. 

Importante destacar que se não seguir as regras, será possível usar um prontuário digital. Mas, não eliminar o papel. Ou seja, você pode utilizar o prontuário odontológico digital, mas deve manter os documentos em papel nos arquivos do seu consultório. 

COMO FUNCIONA O PRONTUÁRIO ODONTOLÓGICO DIGITAL 

Vale destacar que a utilização do prontuário é feita através de um software responsável por armazenar e organizar os dados, que estará sempre à disposição do profissional de saúde e do paciente sempre que necessário. Muitas dessas ferramentas facilitam a usabilidade do prontuário. Pois, é possível a inclusão dos dados importantes com segurança e velocidade. Também adapta-se para a realidade de cada clínica.

O sistema possibilita que o agendamento se torne mais ágil, assim, melhora o atendimento. Além disso, o cirurgião-dentista pode realizar a inclusão de retorno de consultas e procedimentos com prazos mais indicados para aquele tratamento.  

É POSSÍVEL a transferência de DADOS DO PACIENTE PARA O PRONTUÁRIO ODONTOLÓGICO DIGITAL?

O cirurgião-dentista, Vinícius Maroni responde sobre a possibilidade de transferir os dados do paciente para o prontuário odontológico digital.

“Sim é possível. Cada tipo de documento pode ser transferido de uma forma. Pode ser feito com uma transcrição, digitado no prontuário eletrônico novamente, porém, isso não é feito pelos profissionais da clínica por gerar um trabalho muito grande. A maneira mais fácil é fotografar os prontuários e exames em papel e anexar essas imagens ao prontuário eletrônico do paciente.”

Maroni também destacou que para clínicas com maior poder financeiro, existem empresas que digitalizam os documentos em papel, ou seja, à empresa digitaliza e devolve um arquivo digital desses documentos, sendo possível anexar no prontuário digital. Além disso, muitas clínicas não digitalizam a documentação, mas quando começam a usar o prontuário digital guarda o papel em algum espaço do consultório.

Vinicius Maroni, explica como as clínicas ou consultórios com o poder aquisitivo menor pode transferir os documentos para o prontuário digital.

“O que normalmente se faz? Verificam-se os pacientes agendados para o dia seguinte, por exemplo, pega esses pacientes, fotografa e anexa a documentação para o prontuário eletrônico e já retira esses prontuários do arquivo e transfere para outros lugares, pois, sabem que isso já foi digitalizado. Então a cada dia vai sendo verificado o paciente que terá atendimento no dia seguinte, se fotografa e ao final do expediente se digitaliza e assim quando perceber passa um pouco de tempo e todos os documentos serão digitalizados.”

É POSSÍVEL CONTROLAR A SITUAÇÃO FINANCEIRA DA CLÍNICA?

Sim. É possível. 

 Para isso, deve-se escolher uma ferramenta que seja agregada ao sistema digital, tanto no gerenciamento financeiro, agenda e estoque. 

Portanto, é importante que o prontuário faça parte de um processo que controle todas as atividades da clínica ou consultório. Dessa forma junta-se com o cadastro do paciente e com os demais dados, assim, será possível fazer o controle financeiro da clínica.

Além disso, permite o registro de cada guia de atendimento de convênio, assim, o responsável pela clínica pode ter o controle do que está sendo faturado junto aos planos de saúde. Com esse recurso você terá o histórico de atendimentos prestados, procedimentos, prescrições e todos os dados dos pacientes, assim, auxilia na redução de glosas de convênio. Com a digitalização os problemas ocasionados por glosas com planos de saúde não existirão na rotina da sua clínica.

ESSAS INFORMAÇÕES SÃO ARMAZENADAS COM SEGURANÇA 

Para armazenar todas as informações de forma segura, o prontuário digital apresenta um ambiente de nuvem que garante backups de forma automática. Com isso, é possível solicitar que apenas profissionais de saúde autorizados tenham acesso aos dados registrados no prontuário. 

Um protocolo eficiente possibilita o armazenar de forma adequada os dados na rede. Pois, o acesso será somente com senhas e outros recursos que dificulte a manipulação ou extravio dessas informações.

É importante destacar que com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor, as empresas que tratam algum dado de seus clientes precisam estar adequadas a legislação. Por isso, ao procurar um sistema para a sua clínica ou consultório procure saber como funciona a política de segurança e compartilhamento de informações.   

PROCURE FAZER A MELHOR ESCOLHA

Ao implementar um prontuário odontológico digital, é importante considerar se o primeiro objetivo da clínica ou consultório é a eliminação do papel. Se a ideia for essa, é recomendável um prontuário digital que permita a remoção completa do papel, e para isso, deve estar adequado aos requisitos do Conselho Federal de Odontologia (CFO).   

Com isso, utilizando o certificado digital, os registros não poderão ser alterados, também escolha uma ferramenta que permita anexar diversos tipos de exames de documentos de imagens. Além disso, procure um sistema ao qual você consiga ter todos os setores da clínica integrada ao um único local, como, por exemplo, o controle de agenda e financeiro.   

Portanto, tenha em mente que o prontuário odontológico digital é uma ferramenta que oferece diversos benefícios aos profissionais de odontologia, assim, otimiza a rotina de trabalho do cirurgião-dentista.

Agora você sabe porque precisa adotar o prontuário odontológico digital. Então não perca mais tempo escolha uma ótima ferramenta digital para a sua clínica ou consultório.