O atendimento de urgência ou encaixe é uma prática bastante comum em qualquer clínica odontológica. Pois, o paciente consegue ser atendido assim que surge uma oportunidade entre uma consulta e outra.
No entanto, se uma clínica não utilizar um sistema eficiente para organizar o agendamento, o encaixe pode se tornar uma consulta bem complicada. Por isso, saiba como otimizar esse tipo de atendimento na sua clínica odontológica.
O encaixe de consulta pode impactar a rotina da sua clínica odontológica
Podemos dividir a consulta de encaixe em dois momentos. Quando um paciente precisa cancelar o compromisso devido a um imprevisto e a recepcionista consegue encaixar outra pessoa no horário.
Outro momento acontece quando o paciente aparece com um caso mais grave, que requer um atendimento imediato. Com isso, é necessário o encaixe para o mesmo dia ou no dia seguinte.
Por isso, o encaixe na agenda depende da rotina da clínica e como acontece a organização deste agendamento. Pois com a existência da possibilidade de fazer alterações na agenda, é possível oferecer preferência em alguns casos.
Uma agenda flexível pode ajudar na hora do encaixe
Para ter um encaixe organizado é interessante trabalhar com flexibilidade. Ou seja, ao abrir espaço para os imprevistos que acontecem durante o turno de trabalho aumenta as chances de encaixar um paciente sem dificuldades.
Por isso, ao organizar os horários do cirurgião-dentista e agendar um paciente procure se possível deixar um espaço de 10 minutos entre pacientes. Com isso, é possível ter uma agenda mais flexível e com total controle.
Além disso, busque controlar o tempo médio de cada procedimento, assim, os recepcionistas podem configurar a agenda de acordo com o que foi realizado durante cada consulta.
Organize uma lista de espera e envie lembretes para o paciente
Ter uma lista de espera ajuda o profissional da recepção a adicionar todos os pacientes que solicitam um horário vago na agenda. Essa função é fundamental para garantir que nenhuma hora seja desperdiçada.
Por isso, para uma lista de espera eficaz é necessário estar sempre disposto a entrar em contato com o maior número de pacientes para preencher cada vaga da listagem, pois quanto mais pessoas, maior a probabilidade de preencher a agenda.
É importante também enviar lembretes, assim ajuda a reduzir as faltas e desistências dos pacientes, visto que permite a confirmação da consulta e possibilita o encaixe automático pela profissional da recepção.
Saiba mais: Como confirmar as consultas dos pacientes pelo WhatsApp no Prontuário Verde
A sua agenda organizada com o Prontuário Verde
Todas essas funcionalidades funcionam perfeitamente através de uma agenda digital, que permite, por exemplo, que o paciente consiga marcar a sua consulta sem sair de casa e depender de um profissional da clínica.
Além disso, todas as funções de agendamento passam a ser feitas de forma automática, com todas as informações em um só local. Também é possível enviar confirmação de consultas pelo Whatsapp, SMS ou e-mail.
E todas essas ferramentas é possível encontrar no Prontuário Verde, um software odontológico que organiza o agendamento da sua clínica, 100 % digital feito para eliminar o papel, simplificar e realizar a portabilidade de plataformas.
No Prontuário Verde é possível agendar consultas ou compromissos em qualquer local e hora, além de identificar e definir o tempo e os dias de atendimento com total controle do seu dia de trabalho.
Além de facilitar a rotina do cirurgião-dentista, o Prontuário Verde busca sempre atualizações, com novidades, para descomplicar a gestão da sua clínica ou consultório. Por isso, conta com uma forma rápida de confirmar a chegada dos pacientes no momento da consulta, com acesso a agenda e clicando em check-in.
O Prontuário Verde não serve somente para organizar a sua agenda, mas também ajuda no controle de estoque, financeiro, emitir boletos, realizar pagamentos, fechamentos de caixa de cada funcionário.
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