revolucione o cadastro de pacientes na sua clínica odontológica

A base de uma clínica ou consultório sempre deve estar em constante crescimento, para isso é necessário sempre zelar pela qualidade de atendimento ao paciente.  

Para tornar essa grade mais prática e eficiente é preciso um trabalho de gestão que busque facilitar as atividades de todos os profissionais do consultório.   

Mas, para garantir uma experiência satisfatória é importante contar com um cadastro bem estruturado. Pois, é nele que se encontra as informações necessárias para que o profissional de saúde crie uma interação com os pacientes. 

  Se você, cirurgião-dentista ainda tem problemas com o cadastro de pacientes, continue a leitura e saiba como revolucionar esse processo.

A importância do cadastro de pacientes  

A primeira etapa de um atendimento no consultório inicia com o cadastro do paciente. Esse registro é uma ferramenta importante usada em qualquer estabelecimento que deseja a excelência no momento de receber o cliente.   

Esse cadastro trata-se de um banco de informações que contém, nome, endereço, número do telefone, idade, condições de saúde, tratamentos, entre outros dados. Podendo ser acessar sempre que for necessário.  

Por isso, é fundamental para a qualificar o processo de atendimento da sua clínica ou consultório. Além disto, possibilita que o cirurgião-dentista de saúde avalie de forma ágil a necessidade do paciente.    

Além disso, o atendimento ao paciente não termina após a consulta. Com o cadastro atualizado, o cirurgião-dentista realiza um acompanhamento pós-atendimento, para saber se existem dúvidas no tratamento e se está seguindo de forma correta.    

Essas informações também servem como análise do perfil do seu público, também define melhorias na forma de atendimento e ajudam nas estratégias de relacionamento e marketing.    

A maneira mais eficaz de fazer isso, é incluir no cadastro, campos onde a recepcionista possa incluir feedbacks coletados do paciente, principalmente após as consultas. Assim como controlar faltas, atrasos de pagamentos ou fechamento de tratamentos.  

Então, manter o cadastro de pacientes atualizado faz toda a diferença no momento de garantir a satisfação no atendimento e na agilidade dos processos da sua clínica odontológica.     

Como manter esse cadastro atualizado

Primeiramente para a elaboração de um cadastro é necessário o armazenamento das informações básicas, com esses dados você terá a identificação e meio de contatos de seus pacientes.   

Sempre que o paciente comparecer para a consulta é importante revisar e apurar a alteração de alguma informação. Pois, com a atualização é possível desenvolver alternativas para atendê-lo da melhor forma.  

O cadastro deve conter dados sobre quem chamar em casos de emergência.  Reserve um espaço extra para preencher algo importante para o tratamento, dessa forma, a clínica odontológica demonstra uma personalização no atendimento e demonstra interesse no paciente.   

Outra técnica que auxilia no cadastro é a classificação por ordem alfabética, pois, organizados desta forma é possível tornar o atendimento e o agendamento de consultas mais ágil.  

Além disso, realize uma limpeza dos cadastros duplicados, pois, esses registros acontecem quando o processo não é totalmente eficiente. A recepção não encontra a informação que precisa e acaba inserindo um novo para o mesmo paciente.      

É essencial que todos os dados coletados estejam bem protegidos, também é preciso considerar que viabilizar essas informações pessoais, não serão repassadas para terceiros. 

Por isso, para garantir que essas informações fiquem em um local seguro, é aconselhável fazer um back-up. Assim, o administrador da clínica garante que os dados fiquem protegidos e livres de perdas ou vazamentos.  

Também é possível segmentar seus pacientes conforme a realização de consulta e exames, assim, cadastrando na especialidade necessária. Cuide dos pacientes inativos, pois, não é necessário exclui-los da base de contatos. Mas sim identificar os que não frequentam a sua clínica por um período extenso e move-lo para um grupo específico, como, por exemplo, “clientes inativos”.

 A tecnologia pode ajudar   

Até o momento identificamos algumas ações que mantém o cadastro do paciente atualizado, mas essas informações precisam estar centralizadas em um mesmo local.   

O ideal é que esses dados estejam organizados de uma forma que sejam encontradas facilmente. Para isso, a tecnologia, através de um software de gestão pode ser um grande aliado para o armazenamento e registro dessas informações.      

Adquira um sistema qualificado que contribua com o gerenciamento da sua clínica, pois, muitos programas possibilitam o preenchimento de uma ficha cadastral de pacientes, ajudando assim a otimizar o tempo e os resultados dos atendimentos.     

Lembre-se que um software de gestão deve oferecer segurança dos dados, garantindo que apenas os cirurgiões-dentistas registrados no sistema acessem as informações dos pacientes. Permite também que encontre esses dados com facilidade.

Além disso, deve oferecer compatibilidade com todos os dispositivos móveis, também permitir que o cirurgião-dentista encontre os dados do paciente por meio do seu próprio iphone ou tablet.  

Portanto, o cadastro de pacientes pode ser agilizado ao contar com o auxílio de um software de gestão eficiente, que contempla diversas áreas da clínica.  Assim, não somente o atendimento é otimizado, mas também todas as outras ações diárias do consultório, fornecendo a melhor experiência com o paciente.    

Por fim, esteja atento às regras de política de privacidade de dados, pois com as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, que determina que cada pessoa é proprietária única e exclusiva de suas informações. 

Por isso, é necessário a permissão para a coleta e armazenamento desses dados, garantindo a privacidade da imagem do paciente.   

Acesse o blog Prontuário Verde e saiba sobre a utilização da agenda digital na sua clínica odontológica.