Abrir um consultório odontológico envolve muito mais do que comprar equipamentos, contratar funcionários e simplesmente abrir suas portas. Pois existem muitas coisas a considerar e planejar, especialmente no que diz respeito ao fluxo de caixa.
Gerenciar o fluxo de caixa é fundamental em qualquer clínica odontológica, desde negócios de uma pessoa até redes de clínicas com centenas de funcionários. Logo, um sistema eficiente de gestão de fluxo de caixa pode significar a sobrevivência de um consultório durante os altos e baixos financeiros.
Por isso, preparamos o artigo a seguir com informações valiosas sobre a utilização do fluxo de caixa no seu consultório odontológico, incluindo técnicas poderosas para aumentar as entradas e diminuir as saídas de capital.
Por isso, compilamos 5 passos que ajudam a melhorar o fluxo de caixa do seu consultório odontológico.
O que queremos dizer com fluxo de caixa para clínica odontológica
O que exatamente é fluxo de caixa? Em seus termos mais simples, o fluxo de caixa é a diferença entre o dinheiro que entra em seu negócio odontológico, entrada de caixa e o custo para administrar sua clínica, saída de caixa, durante um determinado período.
Para entender seu fluxo de caixa operacional, é preciso examinar todo o quadro financeiro da sua clínica. Pois, o cálculo é feito adicionando e subtraindo o caixa das operações comerciais (receita, folha de pagamento e despesas com serviços públicos), investimentos ( vendas de equipamentos, compra de títulos) e financiamento (empréstimos, ou pagamentos de dívidas).
Essa contabilidade pode ser feita de muitas maneiras. Vai desde um Livro Caixa, onde registra-se as entradas e saídas de recursos manualmente, até softwares de gestão financeira. Assim, a evolução do registro de entradas e saídas permite entender quando, como e onde acontece o fluxo desses recursos.
Deste modo, facilitam diversos processos para a saúde financeira de um negócio, como o planejamento e organização dos pagamentos, a antevisão de períodos com baixa entrada de recursos e a criação de mecanismos para aumentar a entrada de capital.
É importante monitorar o fluxo de caixa na odontologia
É importante ter o controle do fluxo de caixa, isso porque as entradas e saídas se alteram de mês a mês. Pois, embora seu negócio possa ser lucrativo, é essencial ter sempre dinheiro no banco para cobrir as despesas diárias.
Além disso, podem existir despesas gerais muito altas com pessoal, instalações e custos clínicos. E, mesmo que toda empresa enfrente um certo nível de incerteza, a odontologia pode ser particularmente vulnerável a custos imprevistos.
Como funciona o cálculo do Fluxo de Caixa
O primeiro método utilizado para calcular o trecho da operação é chamado de método direto, que se baseia nas informações transacionais que impactam o caixa no período. Para calcular a seção de operação usando o método direto, pegue todos os recebimentos de caixa das atividades operacionais e subtraia todos os desembolsos de caixa das atividades operacionais.
Outra forma de preparar a seção operacional da demonstração dos fluxos de caixa é chamada de método indireto. Neste caso,depende do regime de competência em que o contador registra as receitas e despesas em momentos diferentes do pagamento ou recebimento de dinheiro – o que significa que esses lançamentos e ajustes fazem com que o fluxo de caixa das atividades operacionais seja diferente do lucro líquido.
Por isso, ao invés de organizar os dados transacionais como no método direto, o contador começa com o número do lucro líquido encontrado na demonstração do resultado e faz ajustes para desfazer o impacto dos acréscimos que foram feitos durante o período.
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Como otimizar o fluxo de caixa?
Aumentar o fluxo de caixa é sempre um esforço importante. Afinal, permanecer no verde é a chave para operar um negócio de sucesso. Isso certamente soa verdadeiro para consultórios odontológicos.
Os problemas de fluxo de caixa da área geralmente decorrem de muitas despesas, manutenção de registros insatisfatórios e processos de cobrança inadequados, entre outras questões. Mas existem várias formas de melhorar seu fluxo de caixa, mantendo sua prática odontológica para tranquilidade e facilidade de operações.
1. Controle entradas e saídas do fluxo de caixa
A boa gestão do fluxo de caixa passa pelo bom controle de tudo que envolve a operação da sua clínica: compras, vendas, folha de pagamento, manutenção de equipamentos, aquisição de produtos ou matéria-prima, retiradas e demais registros do que você tem a receber e a pagar.
2. Realize projeções financeiras
Realize o chamado fluxo de caixa projetado. Pois, é possível identificar desequilíbrios de caixa e negociar os prazos necessários. Assim, evita ficar com o saldo da sua clínica no vermelho. Além disso, é a oportunidade de prever gastos futuros e adiantar outras necessidades. Com isso, guarda o dinheiro necessário para evitar a contratação de empréstimos e financiamentos.
Por isso, ao realizar essas projeções, você determina áreas de investimento e pode traçar outras ideias de forma realista. Para isso, o planejamento é importante para alavancar seu negócio e evitar decisões erradas.
3.Mantenha as suas contas separadas
Divida os gastos da sua pessoa física e jurídica. Pois, esse dinheiro não deve ser misturado para não perder o controle financeiro. Portanto, mantenha um fluxo de caixa que considere somente gastos e recebimentos da sua clínica, analise o pró-labore nesse cálculo, ou seja, o dinheiro que será repassado como sua remuneração. Ele pode ser fixo ou um percentual do lucro.
4. Verifique os relatórios do caixa
Analise os resultados obtidos, pelo menos, uma vez por semana. Se puder fazer isso diariamente, após o fechamento do caixa, é melhor. Entretanto, vale a pena tirar um tempo para fazer uma avaliação mais profunda. Desta forma, é possível identificar gargalos e áreas que precisam economizar.
Pois, com o passar dos meses, garanta uma análise comparativa para avaliar o rendimento da sua clínica. Além disso, faça avaliações semanais e mensais, que auxiliam a tomar decisões mais corretas para a gestão financeira da sua clínica.
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5. Use a tecnologia a seu favor
Durante o texto destacamos que existem diferentes formas de realizar o fluxo de caixa. Isso pode ser feito através de uma planilha, livro-caixa, aplicativo para celular ou um software de gestão específico para clínicas odontológicas.
Pois, as opções manuais tendem a ser mais difíceis de controlar, isso porque é necessário ter muita disciplina para anotar todos os valores. Isso significa que as divergências são comuns. Já os aplicativos e os softwares de gestão são otimizados e até integram o financeiro a outras áreas da clínica. Além disso, é possível ter o controle de compras, orçamento, cobranças, gestão de pessoas e outros setores. Por isso, indica-se o uso de um sistema completo.
Com um sistema digital fica mais fácil efetivar uma gestão financeira adequada, que considere os principais aspectos da sua clínica e que esteja junto ao planejamento estratégico e ao gerenciamento de saúde do seu consultório. Por isso, tenha o controle financeiro e de que forma é possível otimizar o fluxo de caixa da sua clínica.
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