Está na hora de digitalizar os papéis da sua clínica para um software odontológico

Você cirurgião-dentista que administra sua clínica odontológica tem dificuldades de organizar e digitalizar a documentação do seu consultório? Não tem espaço para guardar as informações dos seus pacientes?  

Pois, já vimos no Blog Prontuário Verde, que ao adquirir um prontuário odontológico digital é possível digitalizar os documentos de papel. Entretanto, ao organizar os documentos e eliminar o papel, o cirurgião-dentista otimiza o tempo e a qualidade do atendimento. 

Por isso, vamos mostrar neste artigo que está na hora de você começar a eliminar os papéis e digitalizar para um software odontológico.  

Saiba: Por que você realmente precisa do Prontuário Odontológico Digital?  

O que significa ficar totalmente sem papel na sua clínica odontológica? 

Um consultório sem papel, consiste em todas as informações armazenadas digitalmente. Pois, os dados administrativos, financeiros e de tratamento são salvos e gerenciados por um software odontológico.  

Além disso, as imagens são gerenciadas e alteradas pelo software de imagem, que em alguns casos são funções que integram-se ao prontuário odontológico digital. Também é possível coletar e visualizar informações clínicas na forma de odontograma eletrônico, assim, substitui de forma efetiva os prontuários em papel.  

Um fator importante para reduzir o papel e aumentar a eficiência com o paciente, são os envios de mensagens como lembretes de consultas, solicitações de confirmação e notificações pendentes, que podem chegar até o paciente através de e-mail e whatsapp.  

Pois, assim que o paciente responde, os arquivos apropriados são salvos automaticamente. Assim proporciona economia de tempo administrativo e reduz significativamente a necessidade de avisos de agendamento em papel ou telefonemas. 

AO DIGITALIZAR As informações são acessadas em qualquer local  

Os dados armazenados ficam disponíveis em qualquer local de rede e são acessados em qualquer local. Pois, permite ao cirurgião-dentista maior agilidade, comodidade na tomada de decisões.   

Também é possível gerar economia na sua clínica odontológica, com a redução de custos e segurança com armazenamentos de todos os dados digitalizados no prontuário odontológico digital.      

Em resumo, em um ambiente sem papel, os documentos são armazenados de forma digital. Assim, reduz e elimina as tarefas manuais baseadas em papel. 

Como migrar para o software odontológico digital  

O processo de migração para o digital pode dar trabalho no início. Mas escolher um prontuário odontológico digital certo, isso será mais simples e rápido. Basta seguir algumas ações que pode facilitar no momento da transição, como, por exemplo:

Planejamento   

Com a rotina corrida de atendimentos e administração da clínica ou consultório odontológico, talvez você não consiga transferir todos os documentos de papel para o eletrônico de uma vez.   

Por isso, é importante realizar um bom planejamento. Como, por exemplo, destine um horário específico, além disso, analise como é o consumo de papel na rotina dos profissionais da clínica ou consultório odontológico. Ou seja, tem o controle do uso do papel. Esse processo é feito, através de fichas de pacientes, agenda física, prontuário de papel, nota fiscal e impressões.  

Organize todos os documentos de papel da sua clínica odontológica antes de digitalizar

Com certeza você reuniu todos os documentos em algum espaço do seu consultório. Porém, é fundamental agrupar essas informações, ou seja, organizar para facilitar no momento da digitalização.   

Por isso, procure separar os prontuários por ano de início do atendimento. Selecione os pacientes que realizam consultas com frequência e sinalize a separação de cada prontuário para que esses arquivos não se misture e dificulte o seu trabalho.   

Também é importante conhecer a proporção desses documentos. Pois, quanto mais conhecer o funcionamento dos processos internos, mais fácil será organizar a documentação da sua clínica ou consultório odontológico.

Comece a digitalizar o máximo de documentos possíveis

Se você já fez o planejamento, organizou os papéis que serão digitalizados, agora, não perca tempo e comece a migrar a documentação de pacientes que serão os primeiros na sua agenda.  

 Assim, pode transferir esses dados de forma mais ágil e otimiza a rotina de atividades existentes. Ou seja, colabora com a produtividade e a redução dos custos administrativos.  

 Além disso, os dados e o histórico do paciente digitalizado facilmente acessado por todos os cirurgiões-dentistas que trabalham na clínica ou consultório odontológico.

É possível eliminar os documentos de papel após a digitalização? 

Conforme a cartilha sobre Prontuário Eletrônico, da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) em parceria com o Conselho Federal de Medicina (CFM), é possível eliminar o original em papel desde que o documento seja microfilmado. 

 Segundo a Resolução 1821/2007, é possível eliminar o prontuário em papel. Desde que o arquivo resultante do processo de digitalização for assinado com um certificado digital padrão ICP-Brasil. Assim como, pode armazenar num sistema de gestão eletrônico de documentos.  

Esta medida refere-se não somente a médicos, mas também aos cirurgiões-dentistas. E a implementação do prontuário digital na odontologia é tratada na Resolução 9112/2009, do Conselho Federal de Odontologia (CFO).  

 Saiba: 10 Requisitos de um prontuário odontológico digital segundo o especialista Dr. Gianfranco Barberio.  

O futuro da sua clínica odontológica sem papel 

Se acostumar a trabalhar sem papel não significa ser uma tarefa fácil. Pois, pode representar uma mudança em toda a rotina da sua clínica ou consultório odontológico. No entanto, não há como negar que com o avanço da tecnologia não será preciso utilizar papel .   

Por isso, podemos perceber durante o artigo que a digitalização dos documentos, ou a eliminação do papel inclui maior eficiência e produtividade, além de custos reduzidos, qualidade no atendimento e uma equipe mais capacitada e mais próxima ao paciente.     

Portanto, antes de realizar a transição do papel para o digital, é importante ter a garantia que o seu sistema de gerenciamento odontológico seja capacitado para registros clínicos eletrônicos, assim conseguirá satisfação e adesão de todos os profissionais da clínica.       

Então se você não eliminou o papel não perca tempo e lembre-se que a adoção do prontuário odontológico digital já otimiza muitas ações que moderniza o dia a dia da sua clínica ou consultório odontológico.  

Esse artigo ajudou você? Então não esqueça de acompanhar o blog Prontuário Verde.